مسئول دفتر

توضیحات آگهی

شرح وظایف
مدیریت و تنظیم برنامه روزانه جلسات و قرارهای مدیریت
هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و یادآوری برنامهها و قرارها
پاسخگویی و مدیریت تماسهای تلفنی و ارجاع مناسب آنها
انجام و پیگیری مکاتبات اداری نامهها و ایمیلها
تنظیم تایپ ویرایش و فرمتبندی نامهها و اسناد اداری
ثبت طبقهبندی و آرشیو منظم مکاتبات قراردادها و اسناد
تهیه صورتجلسات و پیگیری مصوبات و اقدامات تعیینشده
پیگیری امور ارجاعشده از سوی مدیریت و ارائه گزارش وضعیت آنها
هماهنگی بین مدیریت و واحدهای مختلف شرکت
پیگیری امضا تایید و گردش اسناد و مدارک در داخل مجموعه
هماهنگی جلسات با مشتریان تامینکنندگان مشاوران و سایر طرفهای تجاری
مدیریت ورود و پذیرش مراجعان و هماهنگی ملاقاتها
هماهنگی امور مربوط به ماموریتها جلسات خارج از شرکت بلیت و اقامت در صورت نیاز
تهیه و بهروزرسانی لیست تماسها اطلاعات شرکتها و طرفهای تجاری
کنترل و پیگیری امور جاری دفتر و نیازهای اداری
تهیه گزارشها و فایلهای موردنیاز مدیریت در Word و Excel
اسکن پرینت کپی PDF و ساماندهی فایلها و مستندات
پیگیری سررسید قراردادها نامهها مجوزها و امور اداری مهم
هماهنگی امور مربوط به پیک ارسال و دریافت اسناد و مرسولات
حفظ محرمانگی کامل اطلاعات مکاتبات جلسات و اسناد شرکت
انجام سایر امور اداری و اجرایی ارجاعشده از سوی مدیریت
شرایط احراز
حداقل مدرک کارشناسی
دارای سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر دستیار مدیریت یا امور اداری
تسلط مناسب به Word Excel Outlook و PowerPoint
توانایی تایپ و تنظیم نامههای رسمی و اداری
آشنایی با اصول مکاتبات و بایگانی اسناد
آشنایی مناسب با زبان انگلیسی بهویژه مکاتبات و هماهنگیهای روزمره
روابط عمومی و مهارت ارتباطی مناسب
منظم دقیق پیگیر و مسئولیتپذیر
توانایی مدیریت همزمان چند موضوع و اولویتبندی امور
توانایی پیگیری امور تا حصول نتیجه
حفظ محرمانگی و امانتداری در اطلاعات سازمان
ظاهر و رفتار حرفهای متناسب با محیط اداری و جلسات رسمی
شرکت زیگورات اویل
دسته بندی امور اداری و دفتری منشی مسئول دفتر دستیار
نحوه همکاری تمام وقت
نوع همکاری حضوری
مدرک تحصیلی سایر تحصیلات دانشگاهی ندارد
سابقه کار کارمند کارشناس
حقوق توافقی
شهر تهران