مسئول دفتر - خانم

توضیحات آگهی

مدیر مستقیم: مدیرعامل.
ساعت‌‌ها و روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه از 7:30 تا 16؛ پنجشنبه‌ها از 7:30 تا 12.
نیاز به سفر کاری: خیر.
پاداش و مزایا: مطابق با آیین‌نامه‌های داخلی شرکت.
وظایف:
آشنایی به صد درصد نامه نگاری اداری
سازماندهی امور و کارهای روزانه.
ایجاد و هماهنگی قرارهای ملاقات و هماهنگی جلسات مختلف درون و بیرون شرکتی.
هماهنگی و تعیین وقت ملاقات حضوری اشخاص با مدیرعامل.
پیگیری تلفنی امور جاری با سازمان‌ها، ادارات، نهادها، موسسات و غیره.
رسیدگی و انجام مکاتبات اداری.
ارائه تمام نامه‌های وارده جهت ملاحظه مدیرعامل به‌ صورت روزانه.
پیگیری و انجام امور مرتبط با مکاتبات شرکت (ورودی و خروجی).
تایپ، تدوین و تهیه گزارش‌ها و مکاتبات اداری و یا کمک به تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده.
رسیدگی به مرسولات پستی، دورنگارها و ایمیل‌های دریافتی و مدیریت سوالات و تقاضاها.
پاسخگویی، راهنمایی و یا هدایت ارباب و رجوع به بخش مربوطه.
پاسخگویی به ارتباطات ذی‌نفعان (تلفنی، حضوری، ایمیل، پیام‌ها و غیره).
ثبت و انتقال تماس‌های دریافتی به افراد مربوطه.
پیگیری و اقدام جهت رزرو و تنظیم امور مرتبط با سفرهای مدیران و کارکنان، و مسائل مرتبط با امور حمل‌‌ونقل داخل و بیرون شهری و کارهای مربوط به اقامت.
سازماندهی رویدادها و کنفرانس‌ها.
یادآوری وظایف و مهلت‌های مهم به مدیریت.
برقراری ارتباط با کارکنان، تامین‌کنندگان و مشتریان.
انجام امور بایگانی به صورت منظم به صورت فیزیکی و سیستمی و محافظت و نگهداری از تمام اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
هماهنگی و ابلاغ تمامی دستورها، پیام‌ها و برنامه‌های مدیرعامل به سایر بخش‌های شرکت.
پیگیری منظم فعالیت‌های محوله.
پیگیری اجرای صورتجلسات.
همکاری با سایر کارکنان برای انجام سایر امور اداری شرکت.
پیگیری به منظور آماده نمودن و ارسال دستور جلسات.
گزارش و مرور موارد مهم روزانه با مدیرعامل.
پیش‌نیازها

سابقه و برخورداری از تحصیلات دانشگاهی به خصوص در رشته ‌های مدیریت، ارتباطات یا سایر رشته‌های مشابه.
حداقل سه سال سابقه کاری.
تجربه کار در بخش برق ، دوربین های مداربسته و یا سیستم اعلام و اطفاء حریق امتیاز محسوب می‌شود.
آشنایی با زبان انگلیسی امتیاز ویژه محسوب می‌شود.
مسلط به کامپیوتر و نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس.
مسلط به مکاتبات اداری و نحوه تهیه گزارش.
مهارت ‌های ارتباطی قوی.
روحیه کار تیمی.
توانایی مدیریت زمان، ایجاد و حفظ روابط بین فردی.
قدرت ارائه موثر کلامی و نوشتاری.
رازداری در فعالیت‌های اداری.
حضور به موقع، مرتب، منظم و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار.
توانایی انجام چندین کار به طور همزمان.
روابط عمومی خوب.
دارای اعتماد به نفس.
مسئولیت‌پذیری.
مدیریت استرس.
خلاقیت.
مدیریت زمان.
مسلط به انجام کارهای هم‌زمان.
خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه و مودبانه با ارباب رجوع.
توانایی پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه‌ی مد نظر مجموعه.
حافظه خوب و حضور ذهن قوی در یادآوری مسائل مهم.
صبر و تحمل بالا در مواجهه با رفتارهای تند و به دور از ادب افراد.
تایپ فارسی و انگلیسی (به صورت ده انگشتی) و توانایی گزارش‌‌دهی.