استخدام مسئول دفتر مدیرعامل

توضیحات آگهی

ما در وایب به دنبال جذب یک مسئول دفتر مدیرعامل حرفه ای دقیق باانگیزه و خوش برخورد هستیم این جایگاه نقشی کلیدی در ایجاد نظم اجرایی مدیریت زمان و تقویم کاری مدیرعامل هماهنگی جلسات و شوراهای مدیریتی و حفظ جریان روان ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی ایفا می کند فرد منتخب به عنوان بازوی اجرایی و ارتباطی دفتر مدیریت باید علاوه بر تسلط بر امور اداری مکاتبات رسمی و ابزارهای دیجیتال از سطح بالایی از هوش هیجانی رازداری و قدرت اولویت بندی برخوردار باشد اگر به دنبال آغاز مسیری حرفه ای و پویا در یکی از مجموعه های پیشرو در حوزه لندتک LendTech و فناوری های مالی هستید ما مشتاق دیدار شما هستیم
مسئولیت ها و وظایف اصلی
1 مدیریت تقویم جلسات و برنامه های مدیرعامل
تنظیم تقویم و برنامه های روزانه برنامه ریزی دقیق زمان بندی و مدیریت جلسات قرارهای ملاقات و برنامه های کاری مدیرعامل با حفظ اولویت ها و جلوگیری از تداخل زمانی
مدیریت جلسات هماهنگی کامل برگزاری جلسات شوراها و کمیته های تخصصی مرتبط با مدیرعامل شامل دعوت از اعضا آماده سازی مستندات پیش از جلسه تنظیم صورت جلسات و پیگیری مصوبات تا حصول نتیجه
هماهنگی سفرها و رویدادها برنامه ریزی و هماهنگی سفرهای کاری بازدیدها و رویدادهای رسمی داخلی و خارجی مدیرعامل
2 مدیریت مکاتبات اسناد و امور اداری
کنترل و پیگیری مکاتبات دریافت ثبت دسته بندی و پیگیری مستمر مکاتبات ارسالی و دریافتی درون سازمانی و برون سازمانی تا حصول نتیجه نهایی
بازبینی و تایید اسناد دریافت گزارش ها و نامه های تایپ شده کنترل دقیق آیین نگارش و ضمائم آن ها و هماهنگی جهت اخذ امضای مدیرعامل
ارسال مکاتبات رسمی مدیریت ارسال به موقع مکاتبات صادره شرکت به واحدهای داخلی نهادهای ناظر موسسات و ادارات مرتبط
بایگانی و محرمانگی نگهداری طبقه بندی و بایگانی فیزیکی و دیجیتال کلیه اسناد و مدارک دفتر مدیریت بر اساس ضوابط دستورالعمل ها و سطح محرمانگی آن ها
3 ارتباطات و تشریفات دفتر مدیریت
پاسخگویی و مدیریت مراجعان پاسخگویی حرفه ای به تماس های تلفنی و راهنمایی و مدیریت مراجعان و مهمانان دفتر مدیرعامل مطابق با اصول تشریفات اداری
تسهیل ارتباطات مدیریتی ایجاد پل ارتباطی موثر و سریع میان مدیرعامل با معاونان مدیران واحدها و ذینفعان کلیدی بیرون از سازمان
تهیه گزارش های مدیریتی جمع آوری داده ها تدوین گزارش های خلاصه مدیریتی و آماده سازی فایل های ارائه Presentation مورد نیاز مدیرعامل
مهارت های تخصصی و فنی
نگارش و مکاتبات اداری تسلط کامل به اصول آیین نگارش نامه نگاری رسمی و تنظیم صورت جلسات
نرم افزارهای آفیس و گوگل تسلط کامل به مجموعه Microsoft Office به ویژه Word Excel و PowerPoint و ابزارهای گوگل Google Workspace جهت تهیه گزارش ها و پرزنتیشن های حرفه ای
ابزارهای دیجیتال و اتوماسیون تسلط بر نرم افزارهای اتوماسیون اداری و سیستم های مدیریت زمان و تقویم مانند Google Calendar و ابزارهای مشابه
تایپ و مستندسازی سرعت و دقت بالا در تایپ ده انگشتی فارسی و انگلیسی و تدوین مستندات اداری
مهارت های نرم و ویژگی های شخصیتی
رازداری و امانت داری تعهد کامل به حفظ محرمانگی اطلاعات حساس مدیریتی مالی و سازمانی
دقت و مسئولیت پذیری توجه بالا به جزئیات نظم شخصی و پیگیری مداوم امور تا لحظه حصول نتیجه
هوش هیجانی و آداب معاشرت روابط عمومی قوی فن بیان شیوا ظاهر آراسته و تسلط بر اصول تشریفات اداری Etiquette
مدیریت بحران و اولویت بندی توانایی حفظ آرامش در شرایط پرفشار اولویت بندی سریع امور و مدیریت هم زمان چند درخواست
مواردی که مزیت محسوب می شوند
سابقه کار مرتبط در جایگاه مسئول دفتر مدیرعامل یا دستیار اجرایی Executive Assistant در شرکت های فناوری استارتاپ های مقیاس پذیر یا هلدینگ ها
آشنایی با اکوسیستم فین تک Fintech لندتک LendTech نهادهای مالی و اعتباری
درباره وایب
وایب با ترکیب ارزیابی هوشمند اعتباری و ایجاد یک تجربه خرید اقساطی روان و بی دغدغه برای مشتریان و پذیرندگان پیشگام نسل جدید راهکارهای LendTech و سرویس های BNPL است ما با بهره گیری از فناوری های پیشرفته و تحلیل داده ها پلتفرم های مقیاس پذیری می سازیم که دسترسی به اعتبار را سریع تر ساده تر و کارآمدتر می کند در وایب ما بر این باوریم که یادگیری مستمر همکاری میان تیمی و رشد اعضای تیم پیش ران های اصلی نوآوری و موفقیت بلندمدت ما هستند
شرکت وایب Vibe
دسته بندی مسئول دفتر اجرائی و اداری
نحوه همکاری تمام وقت
نوع همکاری حضوری
مدرک تحصیلی کارشناسی
سابقه کار سه تا شش سال
حقوق توافقی
جنسیت مهم نیست
مهارت ها امور اداری پیگیری امور مکاتبات اداری
شهر تهران تهران