استخدام مدیر داخلی

توضیحات آگهی

مجموعه ایپک فعال و در حال توسعه در حوزه پرینت سه بعدی و تولید افزایشی Additive Manufacturing که در زمینه فروش تجهیزات ارائه راهکارهای تخصصی پرینت سه بعدی خدمات فنی آموزش پشتیبانی و پروژه های سازمانی فعالیت می کند و با توسعه فعالیت ها و تیم به دنبال یک مدیر داخلی منظم اجرایی مسئولیت پذیر و پیگیر هستیم که بتواند امور روزمره و اجرایی مجموعه را مدیریت کرده و به ایجاد نظم و هماهنگی در محیط شرکت کمک کند
این موقعیت مناسب فردی است که در مواجهه با مسائل روزانه منتظر دستور برای هر موضوع نمی ماند توانایی حل مسئله دارد و می تواند چندین موضوع اجرایی را هم زمان مدیریت و تا حصول نتیجه پیگیری کند
هدف مدیر داخلی این است که امور روزمره شرکت منظم بدون وقفه و طبق فرآیندهای تعیین شده انجام شوند و مشکلات اجرایی در سریع ترین زمان ممکن شناسایی و برطرف شوند
مدیر داخلی باید بتواند بین واحدهای مختلف هماهنگی ایجاد کند و اطمینان حاصل کند که امکانات تجهیزات فضای کاری و فرآیندهای اجرایی موردنیاز کارکنان به درستی مدیریت می شوند
شرح وظایف
مدیریت امور روزانه شرکت
نظارت بر نظم و روند فعالیت های روزانه مجموعه
شناسایی و رفع مشکلات اجرایی و اداری
پیگیری درخواست های داخلی واحدها
برنامه ریزی و اولویت بندی امور جاری
اطمینان از اجرای صحیح فرآیندها و دستورالعمل های داخلی
پیگیری موضوعات اجرایی تا حصول نتیجه
جلوگیری از باقی ماندن امور بدون مسئول یا تعیین تکلیف
هماهنگی بین واحدها
ایجاد هماهنگی اجرایی میان واحدهای مختلف
پیگیری درخواست هایی که نیازمند همکاری چند واحد هستند
رفع موانع اجرایی بین واحدها
مشخص کردن مسئول پیگیری موضوعات مشترک
هماهنگی امور داخلی جلسات و برنامه های شرکت
انتقال مشکلات اجرایی مهم به مدیریت
مدیریت فضای اداری و امکانات
نظارت بر وضعیت دفاتر و محیط کاری
کنترل تجهیزات و امکانات اداری
پیگیری تعمیر نگهداری و سرویس تجهیزات موردنیاز
مدیریت خرید اقلام و ملزومات اداری
کنترل موجودی اقلام مصرفی موردنیاز مجموعه
هماهنگی با تامین کنندگان و پیمانکاران خدماتی
پیگیری امور مرتبط با اینترنت تلفن سیستم ها و زیرساخت های عمومی دفاتر با واحدهای مربوطه
نظارت بر نظم نظافت و شرایط مناسب محیط کاری
مدیریت اموال و تجهیزات
ایجاد و به روزرسانی لیست اموال شرکت
ثبت تحویل تجهیزات و اموال به کارکنان
کنترل جابه جایی تجهیزات بین افراد یا دفاتر
پیگیری خرابی تعمیر یا جایگزینی تجهیزات
همکاری با منابع انسانی در تحویل و دریافت اموال هنگام ورود و خروج کارکنان
انجام کنترل های دوره ای موجودی اموال
مدیریت تامین کنندگان و امور اجرایی
شناسایی و ارتباط با تامین کنندگان خدمات موردنیاز شرکت
دریافت و مقایسه پیشنهاد قیمت در خریدهای داخلی
پیگیری سفارش ها و خدمات تا تحویل نهایی
کنترل کیفیت خدمات دریافت شده
مدیریت ارتباط با پیمانکاران امور عمومی
تلاش برای کنترل هزینه های جاری بدون کاهش کیفیت خدمات
اجرای فرآیندها و نظم سازمانی
همکاری در تدوین دستورالعمل های اجرایی شرکت
نظارت بر اجرای فرآیندهای داخلی
شناسایی فرآیندهای ناکارآمد و ارائه پیشنهاد اصلاحی
ایجاد چک لیست برای فعالیت های اجرایی پرتکرار
مستندسازی امور و جلوگیری از وابستگی فرآیندها به افراد
کمک به استانداردسازی فعالیت های روزمره مجموعه
مدیریت مسائل و شرایط پیش بینی نشده
یکی از مسئولیت های مهم مدیر داخلی مدیریت مشکلات روزمره ای است که می توانند فعالیت شرکت را مختل کنند مدیر داخلی باید بتواند مسئله را سریع شناسایی کرده راهکار مناسب پیدا کند مسئول مربوطه را درگیر کرده و موضوع را تا برطرف شدن کامل پیگیری کند
مدیر داخلی تمرکز خود را بر اجرای امور هماهنگی داخلی امکانات زیرساخت ها و حل مسائل روزمره سازمان قرار می دهد
مهارت ها و شرایط موردنیاز
تجربه مرتبط در مدیریت داخلی امور اداری یا عملیات
توانایی مدیریت هم زمان چند فعالیت
مهارت بالا در پیگیری امور
توانایی برنامه ریزی و اولویت بندی
قدرت حل مسئله و تصمیم گیری
توانایی مذاکره با تامین کنندگان و پیمانکاران
توانایی مدیریت هزینه های جاری
تسلط مناسب به Excel یا Google Sheets
توانایی تهیه گزارش و مستندسازی
آشنایی با ابزارهای مدیریت Task
مهارت ارتباطی مناسب
توانایی کار با واحدهای مختلف سازمان
ویژگی های شخصیتی مورد انتظار
به دنبال فردی منظم اجرایی پیگیر مسئولیت پذیر قاطع و دارای قدرت حل مسئله هستیم این موقعیت مناسب فردی است که با مشاهده یک مشکل صرفاً آن را گزارش نمی کند بلکه برای حل آن اقدام کرده و موضوع را تا رسیدن به نتیجه دنبال می کند
توانایی حفظ آرامش در شرایط پراسترس و مدیریت چند موضوع هم زمان برای این موقعیت اهمیت زیادی دارد
شاخص های کلیدی عملکرد KPI
Task Completion Rate درصد امور اجرایی انجام شده در موعد مقرر
Issue Resolution Time متوسط زمان رفع مشکلات داخلی و اجرایی
Overdue Tasks تعداد امور اجرایی عقب افتاده یا بدون تعیین تکلیف
Internal Request Response Time سرعت رسیدگی به درخواست های واحدها
Office Readiness میزان آماده به کار بودن دفاتر تجهیزات و امکانات
Asset Management Accuracy صحت اطلاعات و کنترل اموال و تجهیزات شرکت
Procurement Efficiency سرعت و کیفیت تامین نیازهای داخلی
Cost Control کنترل و بهینه سازی هزینه های جاری و خریدهای داخلی
Supplier Performance کیفیت و سرعت عملکرد تامین کنندگان و پیمانکاران
Process Compliance میزان اجرای صحیح فرآیندها و دستورالعمل های داخلی
Internal Satisfaction رضایت مدیران و واحدها از کیفیت خدمات و هماهنگی امور داخلی
اگر از ایجاد نظم در یک محیط پویا لذت می برید توانایی مدیریت چند موضوع به صورت هم زمان دارید و وقتی با مشکلی مواجه می شوید به جای انتقال آن به دیگران به دنبال راه حل مسئول و نتیجه می گردید این موقعیت می تواند برای شما مناسب باشد هدف ما از این جایگاه ایجاد یک سیستم اجرایی منظم است تا واحدهای مختلف شرکت بتوانند بدون درگیری با مشکلات روزمره و امور جانبی روی وظایف اصلی خود تمرکز کنند
شرکت ایپک EPACK
دسته بندی مسئول دفتر اجرائی و اداری
نحوه همکاری تمام وقت
نوع همکاری حضوری
مدرک تحصیلی کارشناسی
سابقه کار سه تا شش سال
حقوق توافقی
جنسیت مهم نیست
مهارت ها مدیریت داخلی امور اداری امور داخلی
شهر تهران تهران