مسئول دفتر

توضیحات آگهی

ما در باما به دنبال یک فرد منظم مسئولیت پذیر پیگیر باهوش چابک و بسیار اجرایی هستیم که بتواند امور روزمره دفتر هماهنگی های داخلی و خارجی و بخشی از فرآیندهای اداری و رفاهی کارکنان را انجام دهد این نقش برای فردی مناسب است که صرفاً منتظر دریافت تسک نباشد بلکه بتواند مسائل روزمره دفتر را ببیند اولویت بندی کند برای حل آن ها اقدام کند و تا رسیدن به نتیجه نهایی پیگیری داشته باشد مسئولیت های اصلی 1 پیشبرد امور روزمره دفتر مدیریت و پیگیری امور جاری و روزمره Office اطمینان از آماده به کاری و نظم مناسب فضای اداری پیگیری نیازمندی های مصرفی و تجهیزاتی دفتر شناسایی به موقع کمبودها خرابی ها و نیازهای اجرایی و اقدام برای رفع آن ها هماهنگی با تامین کنندگان و سرویس دهندگان موردنیاز دفتر پیگیری خدمات و تعمیرات مربوط به تجهیزات و امکانات Office نظارت مستمر بر وضعیت تجهیزات و امکانات اداری و انجام Check up دوره ای 2 خرید تنخواه و امور مالی مرتبط با Office مدیریت خریدهای روزمره و موردنیاز دفتر دریافت و بررسی فاکتورها و اسناد هزینه مدیریت تنخواه Office و ثبت و مستندسازی هزینه ها هماهنگی مستمر با واحد مالی برای تسویه هزینه ها پرداخت ها و اسناد مربوطه پیگیری پرداخت به تامین کنندگان و ارائه مستندات موردنیاز به Finance کنترل هزینه های Office با رویکرد مدیریت هزینه و جلوگیری از خریدهای غیرضروری 3 هماهنگی های داخلی و خارجی انجام Coordinationهای موردنیاز بین تیم های مختلف شرکت هماهنگی جلسات برنامه ها سرویس ها و امور اجرایی ارتباط و پیگیری امور با شرکت ها تامین کنندگان سرویس دهندگان و سایر طرف های بیرونی پیگیری موضوعات تا حصول نتیجه و جلوگیری از رها شدن درخواست ها مدیریت و پیگیری امور محوله از سوی مدیر منابع انسانی 4 امور اداری و مستندسازی تهیه صدور ثبت و بایگانی نامه های اداری مدیریت و نگهداری آرشیو اسناد و مکاتبات تنظیم ثبت و بایگانی قراردادهای مرتبط با امور اداری و Office نگهداری منظم و به روز مستندات اداری تهیه گزارش ها و اطلاعات موردنیاز مدیر منابع انسانی 5 Onboarding و امور اجرایی کارکنان مشارکت در اجرای فرآیند Onboarding کارکنان جدید آماده سازی امکانات تجهیزات و ملزومات موردنیاز پیش از ورود فرد جدید هماهنگی با تیم های مختلف برای آماده سازی شرایط شروع به کار پیگیری تحویل تجهیزات و ملزومات موردنیاز کارکنان اطمینان از انجام به موقع اقدامات اجرایی مربوط به ورود و خروج کارکنان 6 بیمه و امور مرتبط با کارکنان پیگیری امور اجرایی مربوط به بیمه تکمیلی کارکنان هماهنگی با شرکت بیمه و کارگزاری نماینده مربوطه پیگیری ثبت حذف و اصلاح اطلاعات کارکنان در بیمه های مربوطه پاسخگویی و پیگیری درخواست های اجرایی کارکنان در حوزه بیمه همکاری با تیم منابع انسانی در امور اداری مرتبط با بیمه های کارکنان 7 رفاهیات و Employee Experience مشارکت در برنامه ریزی و اجرای برنامه های رفاهی کارکنان انجام Coordinationهای اجرایی مربوط به مناسبت ها برنامه ها و فعالیت های داخلی پیگیری خریدها و خدمات مرتبط با رفاه کارکنان همکاری در اجرای برنامه های Employee Experience و فعالیت های داخلی شرکت 8 مدیریت تجهیزات و دارایی های Office ثبت و نگهداری اطلاعات تجهیزات و اقلام اداری پیگیری وضعیت تجهیزات و امکانات دفتر هماهنگی تعمیر سرویس جابه جایی یا جایگزینی تجهیزات همکاری در تحویل و عودت تجهیزات کارکنان به روزرسانی مستندات مربوط به تجهیزات و دارایی های اداری ویژگی های مورد انتظار بسیار پیگیر و Result Oriented توانمند در مدیریت همزمان چند موضوع و چند درخواست Sharp چابک و دارای قدرت تصمیم گیری مناسب در مسائل اجرایی دارای روحیه Ownership و مسئولیت پذیری بالا توانمند در حل مسئله و پیدا کردن راه حل های عملی منظم و دقیق در مستندسازی و بایگانی دارای مهارت ارتباطی بالا و توانایی تعامل موثر با افراد و تیم های مختلف توانمند در مدیریت و پیگیری امور اداری خارج از سازمان دارای دقت بالا در امور مالی اسناد و هزینه ها توانایی کار مستقل و نیاز کم به Micro management توانایی تشخیص اولویت ها و مدیریت زمان برخورد حرفه ای انرژی بالا و روحیه Service Oriented توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان و کارکنان شرایط احراز حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در حوزه های Office Administration مسئول دفتر امور اداری منابع انسانی یا موقعیت های مشابه تسلط مناسب به ابزارهای Office و ابزارهای ارتباطی و اداری توانایی تهیه و مدیریت مستندات و فایل های اداری آشنایی با فرآیندهای پایه اداری مالی و بیمه ای توانایی برقراری ارتباط حرفه ای با کارکنان مدیران و تامین کنندگان تجربه کار با تنخواه و مدیریت هزینه های جاری مزیت محسوب می شود شاخص های موفقیت در این نقش موفقیت در این جایگاه صرفاً با انجام دادن کارها سنجیده نمی شود بلکه فرد باید بتواند امور Office را بدون نیاز به پیگیری مداوم مدیر جلو ببرد درخواست ها و مسائل را تا رسیدن به نتیجه نهایی Follow up کند قبل از ایجاد مشکل نیازها و کمبودهای Office را شناسایی کند هزینه ها و تنخواه را دقیق و منظم مدیریت کند فرآیندهای اداری را منظم مستند و قابل پیگیری نگه دارد تجربه کارکنان از خدمات Office و امور اداری را بهبود دهد در شرایط شلوغی و تعدد درخواست ها اولویت بندی درستی داشته باشد در مواجهه با مسائل جدید به جای متوقف شدن راه حل پیدا کند و موضوع را جلو ببرد تهران تهران شهرک غرب شهرک قدس تمام وقت باما کارمند جنسیت ترجیحاً خانم فناوری اطلاعات نرم افزار و سخت افزار