استخدام منشی دبیرخانه و مسئول اتوماسیون اداری در تهران

توضیحات آگهی

گروه توسعه و تجارت آرشیت به عنوان یک هلدینگ سرمایه گذاری با تمرکز بر توسعه کسب وکارها خلق ارزش اقتصادی و استقرار نظام های مدیریتی و سازمانی کارآمد در مسیر توسعه ساختاری و حرفه ای خود از افراد توانمند و مسئولیت پذیر دعوت به همکاری می کند
هدف شغل
مدیریت و اجرای امور دبیرخانه ای ثبت و پیگیری مکاتبات کنترل گردش نامه ها و اسناد ثبت و پیگیری وظایف محوله و پشتیبانی از اجرای صحیح فرآیندهای اداری هلدینگ در چارچوب دستورالعمل ها و رویه های مصوب
شرایط احراز
حداقل مدرک کارشناسی در رشته های مدیریت مدیریت اداری علوم اداری یا رشته های مرتبط
حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در دبیرخانه امور اداری یا اتوماسیون سازمانی
تجربه عملی کار با سامانه فراگستر و آشنایی با ثبت ارجاع پیگیری و بایگانی مکاتبات
آشنایی با سامانه تسکولو Taskulu و مدیریت وظایف و پیگیری فعالیت ها
تسلط به Microsoft Office به ویژه Word و Excel
توانایی نگارش و تنظیم صحیح مکاتبات رسمی و اسناد اداری
توانایی مدیریت هم زمان چند درخواست و پیگیری دقیق مهلت ها
دقت بالا در ثبت اطلاعات شماره گذاری و بایگانی اسناد
امانت داری رازداری و مسئولیت پذیری حرفه ای
آشنایی با نرم افزارهای اتوماسیون اداری
تسلط به تایپ فارسی و انگلیسی
کسب مهارت های ارتباطی و کار با تلفن
سطح بالایی از نظم و دقت در انجام وظایف
دانش اساسی کامپیوتر و اینترنت
آشنایی با اصول نگهداری آرشیو الکترونیکی
شایستگی های رفتاری
نظم و انضباط سازمانی
دقت و توجه به جزئیات
پیگیری گری و پاسخ گویی
رعایت سلسله مراتب و حدود اختیارات
رفتار حرفه ای و ارتباط موثر
پایبندی به رویه ها و دستورالعمل های سازمانی
توانایی حفظ تمرکز و کیفیت کار در شرایط تعدد درخواست ها
شرح وظایف و مسئولیت ها
الف دبیرخانه و مکاتبات اداری
دریافت ثبت شماره گذاری طبقه بندی و توزیع مکاتبات وارده و صادره
ثبت و ارجاع نامه ها در سامانه فراگستر مطابق دستور مقام مجاز
پیگیری مکاتبات ارجاع شده و کنترل وضعیت پاسخ گویی و اقدامات موردنیاز
آماده سازی تایپ قالب بندی و ویرایش نامه های رسمی صورت جلسات و اسناد اداری
کنترل کامل بودن مستندات و پیوست ها پیش از ثبت ارسال یا بایگانی
تشکیل نگهداری و به روزرسانی پرونده های فیزیکی و الکترونیکی
مدیریت و نگهداری سوابق مکاتبات و رعایت اصول محرمانگی اطلاعات
تهیه گزارش از وضعیت مکاتبات نامه های معوق و موارد نیازمند پیگیری
ب مدیریت وظایف و پیگیری امور
ثبت و به روزرسانی وظایف محوله در سامانه تسکولو Taskulu
پیگیری مهلت انجام وظایف و یادآوری موارد سررسیدشده به اشخاص مسئول
به روزرسانی وضعیت وظایف بر اساس اطلاعات و گزارش های دریافتی
تهیه گزارش از وظایف در جریان موارد تاخیردار و فعالیت های تکمیل شده
مستندسازی پیگیری ها و اطمینان از ثبت اطلاعات موردنیاز در سامانه
ج رعایت نظام اداری و استانداردهای سازمانی
رعایت قالب ها کدگذاری اسناد شیوه نامه های مکاتبات و رویه های مصوب هلدینگ
رعایت سلسله مراتب سازمانی و حدود اختیارات در ثبت ارجاع و پیگیری مکاتبات
حفاظت از اسناد محرمانه و رعایت سطوح دسترسی
همکاری در بهبود فرآیندهای دبیرخانه مدیریت اسناد و گردش مکاتبات
انجام سایر امور مرتبط با حوزه دبیرخانه و اتوماسیون اداری در حدود مسئولیت شغل
مزیت های همکاری با آرشیت
فعالیت در یک هلدینگ سرمایه گذاری در حال توسعه
همکاری در محیطی فرآیندمحور و مبتنی بر نظام های مدیریتی
فرصت توسعه مهارت های حرفه ای در حوزه دبیرخانه و مدیریت اسناد
مشارکت در استقرار و بهبود نظام های اداری و سازمانی گروه
اطلاعات همکاری
محل کار دفتر مرکزی گروه توسعه و تجارت ارشیت
نوع همکاری تمام وقت
حقوق و مزایا متناسب با تجربه توانمندی و سیاست های مصوب شرکت
تسهیلات و مزایا
بیمه
پاداش
محل کار
تهران منطقه ۱ نیاوران
شرکت مهندسی عمران سپهر گستر آرشیت
دسته بندی منشی دبیرخانه و مسئول اتوماسیون اداری
نحوه همکاری تمام وقت
نوع همکاری حضوری
مدرک تحصیلی کارشناسی
سابقه کار بدون سابقه کار
حقوق توافقی
جنسیت خانم
بیمه دارد
شهر تهران