کارمند دبیرخانه

توضیحات آگهی

ما برای تکمیل تیم اداری خود به دنبال یک کارمند پذیرش و دبیرخانه باتجربه منظم و خوش برخورد هستیم که بتواند ضمن مدیریت حرفه ای امور پذیرش و پاسخ گویی فرایندهای دبیرخانه مکاتبات و گردش اسناد را با دقت و پیگیری مناسب انجام دهد شرح وظایف امور پذیرش و پاسخ گویی استقبال راهنمایی و هدایت مراجعان به واحد یا فرد مربوطه پاسخ گویی مودبانه و حرفه ای به تماس های تلفنی و انتقال صحیح تماس ها ثبت مشخصات و کنترل ورود و خروج مراجعان اطلاع رسانی به واحدهای مربوطه درباره حضور مهمانان و مراجعان پاسخ گویی اولیه به پرسش های مراجعان و ارائه اطلاعات در حدود وظایف تعیین شده حفظ نظم و آراستگی فضای پذیرش رعایت اصول تشریفات اداری و حفظ شان حرفه ای سازمان در برخورد با مراجعان امور دبیرخانه و مکاتبات دریافت ثبت شماره گذاری و توزیع نامه ها و مکاتبات ورودی ثبت شماره گذاری و ارسال مکاتبات خروجی بررسی اولیه نامه ها از نظر کامل بودن اطلاعات و پیوست ها ارجاع مکاتبات به واحدها و افراد مربوطه طبق دستورالعمل های سازمان پیگیری گردش نامه ها ارجاعات و پاسخ های موردنیاز تا حصول نتیجه تهیه پیش نویس نامه ها و مکاتبات اداری در صورت نیاز اسکن تکثیر ارسال و بایگانی اسناد و مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق مکاتبات در نرم افزار دبیرخانه یا فایل های مربوطه رعایت محرمانگی در دریافت ثبت ارجاع و نگهداری نامه ها و اسناد بایگانی و مدیریت اسناد طبقه بندی و بایگانی منظم اسناد نامه ها و مدارک به صورت فیزیکی و الکترونیکی به روزرسانی مستمر پرونده ها و سوابق دبیرخانه دسترسی و بازیابی سریع و دقیق اسناد موردنیاز کنترل و نگهداری صحیح از اسناد محرمانه و دارای اهمیت جلوگیری از مفقودی جابه جایی یا دسترسی غیرمجاز به اسناد همکاری در بهبود روش های بایگانی و گردش مکاتبات هماهنگی های اداری هماهنگی جلسات ملاقات ها و برنامه های مرتبط با مراجعان ثبت و یادآوری زمان جلسات و هماهنگی با افراد مربوطه دریافت و ارسال مرسولات بسته ها و اسناد سازمانی هماهنگی با پیک پست و شرکت های ارائه دهنده خدمات ارسال ثبت و پیگیری درخواست های اداری مرتبط با حوزه مسئولیت ارائه گزارش های دوره ای از مکاتبات مراجعات و امور دبیرخانه همکاری با واحدهای مختلف در انجام امور جاری اداری شرایط احراز حداقل 3 سال سابقه کاری مستقیم و مرتبط در پذیرش دبیرخانه یا امور اداری مشابه سابقه کار با نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه تسلط بر اصول مکاتبات و نگارش اداری تسلط مناسب بر نرم افزارهای Microsoft Office به ویژه Word و Excel آشنایی با اصول ثبت ارجاع پیگیری و بایگانی مکاتبات توانایی پاسخ گویی حرفه ای به تماس ها و مدیریت مراجعان برخورداری از فن بیان مناسب و روابط عمومی قوی آراستگی ظاهری و رعایت اصول رفتار حرفه ای توانایی مدیریت هم زمان تماس ها مراجعات و امور دبیرخانه توانایی تهیه گزارش و پیگیری امور تا حصول نتیجه تهران تهران مرزداران تمام وقت گروه سولیکو کاله کارمند جنسیت تفاوتی ندارد کالاهای مصرفی و تند گردش