استخدام مسئول دفتر(کرج)

توضیحات آگهی

مسئول دفتر
Office Manager
ما در مجموعه ایت ایزیلی فعال در حوزه سلامت و مدیریت وزن به دنبال یک مسئول دفتر اجرایی منظم و بسیار پیگیر هستیم که بتواند جریان روزانه دفتر جلسات مکاتبات هماهنگی ها و پیگیری های مدیریتی را منظم و قابل اتکا نگه دارد
این موقعیت صرفاً منشی گری نیست
فرد مناسب این جایگاه باید بتواند کاری کند که مدیر مجموعه مجبور نباشد مدام به خاطر جلسه تماس پیگیری فایل هماهنگی یادآوری یا کارهای اجرایی روزمره ذهنش را درگیر کند
مهم ترین ماموریت این جایگاه
هیچ کار مدیریتی جلسه پیگیری یا هماهنگی مهمی نباید به خاطر فراموشی بی نظمی یا نبود پیگیری روی زمین بماند
مسئولیت های اصلی
مدیریت برنامه روزانه مدیران مجموعه
هماهنگی ثبت و یادآوری جلسات
تهیه صورت جلسه و استخراج Action Itemها
پیگیری مصوبات جلسات تا دریافت پاسخ یا نتیجه
مدیریت تماس ها پیام ها و موارد مرتبط با دفتر
هماهنگی جلسات داخلی و بیرونی
تنظیم و پیگیری مکاتبات اداری
ثبت دسته بندی و بایگانی اسناد و فایل ها
نگهداری تقویم جلسات Deadlineها و پیگیری های مهم
یادآوری به موقع موضوعاتی که نیاز به تصمیم مدیریت دارند
هماهنگی بین مدیر مدیر پروژه تیم ها و افراد بیرونی
پیگیری امور اجرایی روزمره تا بسته شدن کامل موضوع
تهیه گزارش کوتاه روزانه یا هفتگی از موارد باز و پیگیری های انجام شده
هماهنگی امور مربوط به جلسات مهمانان و فضای دفتر
پیگیری خریدها سفارش ها خدمات و امور اداری موردنیاز مجموعه
ثبت و کنترل درخواست ها پرداخت ها و مدارک اداری در صورت نیاز
همکاری نزدیک با مدیر پروژه اجرایی برای اینکه امور دفتری و هماهنگی ها مانع پیشرفت پروژه ها نشوند
برای ما مهم است که شما
بسیار منظم باشید
دقت کاری بالایی داشته باشید
پیگیر باشید و کار نیمه تمام را رها نکنید
از چندبار پیگیری محترمانه افراد خجالت نکشید
بتوانید هم زمان چند موضوع مختلف را پیگیری کنید
در ارتباط با مدیران و افراد مختلف حرفه ای رفتار کنید
محرمانگی اطلاعات برایتان جدی باشد
منتظر یادآوری مداوم مدیر نباشید
مسئولیت کار را تا بسته شدن آن دنبال کنید
مهارت های موردنیاز
تسلط مناسب به Word و Excel
توانایی تهیه صورت جلسه و گزارش
آشنایی با ابزارهای هوش مصنوعی برای تنظیم متن گزارش و دسته بندی اطلاعات مزیت مهم است
این موقعیت مناسب چه کسانی نیست
اگر تصور شما از مسئول دفتر فقط منشی بودن است این موقعیت مناسب شما نیست
همچنین اگر معمولاً برای انجام هر کار نیاز دارید مدیر چندبار یادآوری کند یا پیگیری تا نتیجه برایتان دشوار است در این جایگاه موفق نخواهید بود
ما دنبال کسی هستیم که وقتی موضوعی به او سپرده می شود مدیر بتواند با خیال راحت بگوید
این موضوع دست ایشونه لازم نیست دوباره خودم دنبالش کنم
مدل همکاری
تمام وقت و حضوری
محل کار کرج محمدشهر
ترجیحاً فردی که رفت وآمد راحتی به محمدشهر داشته باشد
در فرآیند جذب این موقعیت کیفیت رزومه و سوابق اجرایی اهمیت بالایی دارد
رزومه هایی که به صورت شفاف حرفه ای و مستند تنظیم شده باشند و تجربه واقعی فرد در هماهنگی پیگیری حل مسئله و رساندن کارها به نتیجه را نشان دهند در اولویت بررسی قرار می گیرند
شرکت ایت ایزیلی Eat Easily
دسته بندی مسئول دفتر اجرائی و اداری
نحوه همکاری تمام وقت
نوع همکاری حضوری
مدرک تحصیلی کارشناسی
سابقه کار سه تا شش سال
حقوق از 26 000 000 تومان
جنسیت مهم نیست
مهارت ها امور اداری پیگیری امور Microsoft Office مکاتبات اداری هماهنگی جلسات
شهر البرز کرج