قسمت مهم هر فرآیند استخدامی، نگارش شرح شغل است که سبب می‌شود تا یک کارمند در کار خود موفق باشد. با وجود شرح شغل، کارجویان در آگهی های استخدام تصویر واضحی از شغل، انتظارات شغلی و شیوه ارزیابی جهت موفقیت در حرفه‌شان دارند. هرچه شرح شغل باکیفیت‌تر نوشته شود، به سهولت می‌توان فرد موردنظر را استخدام کرد. در ادامه به بررسی نحوه نگارش شرح شغل می‌پردازیم.
شرح شغل چیست؟
شرح شغل به بیانه‌ای کتبی گفته می‌شود که معمولا در آن انتظارات ارگان‌ها برای موقعیت‌های شغلی مختلف مشخص شده است. در این بیانیه اطلاعاتی درج شده که کارمند بداند چه مسئولیت‌هایی از او انتظار دارند و شیوه اندازه‌گیری موفقیت وی چگونه خواهد بود. نگارش شرح شغل اغلب کار دشواری است چرا که شیوه یکسانی جهت انجام و نگارش آن وجود ندارد.
هر نهاد و ارگانی اهداف و انتظارات سازمانی متفاوتی دارد، لذا باید وظیفه‌های سازمانی را متناسب با آن تنظیم نمود. در شرح شغل حتما درباره انواع عملکرد فرد در موقعیت‌های کاری‌اش، شیوه پاسخگویی و مسئولیتپذیری او صحبت شود.
در هر صورت باید توجه داشته باشید که نگارش یک شرح شغل موثر و کارامد می‌تواند بسیار زمانبر و کلافهکننده باشد و گاهی حتی نیاز به بروزرسانی شرح شغل داشته باشید، اما با یک بار نگارش آن کلیه وظایف شغلی افراد در موقعیت و جایگاههای شغلی یک سازمان مشخص شده و کارفرما می‌تواند برحسب شرح شغل
تنظیم شده فرد مناسبی را برای احراز آن شغل برگزیند. همین امر سبب می‌شود وقت کارفرما جهت استخدام و انجا مصاحبههای شغلی به هدر نرفته و برحسب وظایف و مسئولیت‌های مشخص شده فری متناسب با موقعیت شغلی در نظر گرفته شده توسط کارفرما در سازمان انتخاب شود.
چگونه شرح شغل خوبی بنویسیم؟
اکنون که می‌دانید چه ایده‌هایی را باید در شرح شغل خود بگنجانید، می‌توانید یک طرح کلی از آن داشته باشید. زمان آن فرارسیده که اطمینان حاصل نمایید که کلیه موارد را در شرح شغل پوشش داده‌اید و هیچ چیزی جا نمانده است. هر مساله‌ای که برایتان مهم است را در شرح شغل بگنجانید، بدون اینکه اصلا نگران طول توضیحات مطالب درج شده در شرح شغل باشید. اگر احساس نیاز کردید، بعدا می‌توانید توضیحات اضافی را حذف کنید.
هدف از نگارش شرح شغل آن است که کارجو حس هیجان کسب کند نه آن که از مطالعه موارد درج شده در شرح شغل، دلسرد شود. به کلیه مواردی که باید فرد طی روز در یک موقعیت شغلی انجام دهد، اشاره کنید و درج کنید آیا فرصت‌هایی برای رشد در زمان آینده در این موقعیت شغلی وجود دارد یا خیر. اگر این نکته را مدنظر قرار دهید، قطعا شرح شغلی خواهید نوشت که کارجویانی که واجد یک شغل هستند به راحتی جذب شوند.
بخش‌هایی که باید در نگارش شرح شغل در نظر بگیرید
حتما به عنوان شغل، خلاصه‌ای از شغل، مسئولیت‌ها و وظایف، مهارت‌ها و صلاحیت‌ها، حقوق و مزایا، کار در محل یا دورکاری، مزیت‌های کار با سازمان و درباره سازمان اشاره کنید و به درج جزئیات بیشتری در این زمینه بپردازید.
عنوان شغل
در این قسمت یک عنوان بسیار مختصر را به شکل توصیفی بنویسید که بیانگر نقش کارجو در سازمان باشد. از درج عناوین گسترده، بسیار طولانی و یا گیج‌کننده بپرهیزید، زیرا احتمال دارد کارجویان بالقوه بی‌انگیزه شده و به آن توجهی نکنند. برای درج عنوان، حتما عنوانی را انتخاب کنید که بین ۲ الی ۵ کلمه باشد.
نگارش واژه “مدیر” ناکافی است. ” مدیرفناوری اطلاعات و توسعه و تحقیق” بسیار گیج‌کننده است و عنوان” مدیر پروژه فناوری اطلاعات” می‌تواند گزینه خوبی باشد.
خلاصه‌ای از شغل
به مرور بسیار مختصر و کلی از موقعیت‌های شغلی، خلاصه شغل می‌گویند که شاما مواردی همچون نام سازمان و موقعیتی که کارجو برای آن استخدام می‌شود، وظایف و مسئولیت‌های فرد جویای کار، تجارب، صلاحیت‌ها و مهارت‌های لازم برای احراز شغل می‌شود. چنانچه دائمی است یا موقت محتمل است کارجو تا چه مدت زمانی در این شغل فعالیت داشته باشد. عمدتا یک پاراگراف مقدمه که توصیف‌کننده نقش باشد همراه موارد جزئی‌تر از صلاحیت‌ها و مسئولیت‌های ضروری که باید فرد انجام دهد، در شرح شغل قید می‌شود.
درج مسئولیت‌ها و وظایف
در قسمت مسئولیت‌های شرح شغل می‌توان به ارائه جزئیات بیشتر درباره امور روزانه مرتبط با موقعیت شغلی پرداخت. برای مثال در این‌باره که در این موقعیت شغلی فرد با چه کسانی در ارتباط است و به چه افرادی گزارش میدهد، فرد در این جایگاه شغلی به مدیریت چه نوع پروژههایی میپردازد و باید چه گزارش و بررسیهایی را انجام دهد، از چه افرادی پشتیبانی کند و با چه واحدهایی کار کند. حتما بین ۷ تا ده مورد از مسئولیت‌های نقش شغلی فرد را در شرح شغل توضیح دهید.
مهارت‌ها و صلاحیت‌ها
در شرح شغل می‌توان کلیه وظایف و مسئولیت‌ها را به شکل فهرستوار درج کرد. این موارد به دو صورت در شرح شغل قابل درج اند: مهارت‌هایی که مورد نیاز است (که برای تکمیل کار لازم اند) و مهارت‌هایی که مورد نظر است (مهارت‌هایی که تمام کارجوی کاندیدشده را جهت انجام امور شغلی تکمیل میکند)
مهارت‌های مورد نظر را می توان در چندماهه نخست فعالیت فرد در یک پست سازمانی، به شرح شغل افزود. دقتنظر داشته باشید نباید زیاد سختگیری کنید و افرادی که از مهارت‌های کمتری برخوردارند را مورد مصاحبه شغلی قرار ندهید، چرا که محتمل است بعدا با آموزش کارمند نمونه شما باشند.
حقوق و مزایا
در شرح شغل حتما به بخش حقوق و مزایا هم اشاره کوتاهی داشته باشید و آن را در شرح شغل برجسته نمایید. با میزان حقوقی که شما برای فرد کارجو در نظر میگیرید، نقش ماهانه و سالانه او را مشخص می‌کنید و از میزان اضطراب و استرس او می‌کاهید. همچنین این امر سبب جذب افرادی می‌شود که میدانند چرا این میزان حقوق دریافت خواهند کرد و استحقاق دریافت این مبلغ را دارند. در زمینه بیان مزایا حتما صداقت داشته باشید. به کلیه موارد مانند بیمه درمانی و… اشاره کنید.
کار در محل یا دورکاری
در شرح شغل به دقت درج کنید گه آیا قرار است کار در محل انجام شود یا از راه دور انجام شود. اگر دورکاری است، هفتهای یا ماهی چند بار کارجو به محل کار باید مراجعه داشته باشد. آیا رفت و آمد مداومی نیاز دارد و در کجا (چه مکانی) قرار است فرد اشتغال پیدا کند.
مدت زمان انجام کار
حتما درباره مدت زمان انجام کار توضیحاتی را ارائه کنید. به هر نوع حرفه‌ای کار تمام وقت (۴۰ ساعت در هفته) گفته نمیشود. ممکن است شغل پاره وقت، موقت یا دائم باشد. حتما به مباحثی که در شرح شغل اشاره می‌کنید، پایبند باشید. بعد از استخدام مدت زمان کار فرد را کم یا زیاد نکنید.
مزیت‌های کار با سازمان و درباره سازمان
در شرح شغل درباره شرکت/ارگان و سازمان مدنظرتان دقیقا توضیح دهید و نقش و ماموریت و اهداف سازمانی را بیان کنید. چرا افراد به جای آن‌که دنبال شغل دیگری برای خود باشند، باید در سازمان و یا شرکت شما کار کنند. در قسمت” درباره ما” در زمینه تاریخچه نخست شرکت صحبت کنید و درباره فرهنگ سازمانی و آنچه به آن معتقدید هم بپردازید.
درج نکات مهم جهت نگارش یک شرح شغل خوب
در سطور بالا درباره نحوه نگارش شرح شغل کاملا توضیح دادیم، اما چند نکته دیگر وجود دارد که جهت بهینه‌کردن شرح شغل‌تان به منظور جذب یهترین نامزد برای شغل می‌توانید در نظر بگیرید. در ادامه به این نکات اشاره می‌کنیم.
- بهتر است شرح شغل نوشته شده کوتاه، مختصر و واضح باشد و از یک قالببندی بسیار ساده جهت نگارش استفاده کنید.
- شرح شغل نوشته شده را برای سئو بهینه کنید. سرچ کنید کارجویان معمولا چه کلماتی را برای یافتن این موقعیت شغلی در گوگل سرچ می‌کنند و از این کلمات کلیدی سئو در نگارش شرح شغل مدنظرتان استفاده کنید. از این طریق می‌توانید شانس دیده‌شدن شرح شغل نوشته شده را برای کارجویان بیشتری افزایش دهید.
- حتما BEIB (تنوع- برابری- معیار- تعلق) را مدنظر قرار دهید. توجه کنید گاها در نگارش شرح شغل ناخواسته شاهد سوگیری خواهید شد. حتما بعد از نگارش مطالب درج شده در شرح شغل را حدود ۳ بار، بررسی کنید تا اطمینان حاصل نمائید که به BEIB متعهد مانده‌اید.
- در شرح شغل به این موضوع اشاره کنید کارجو چگونه امکان رشد شغلی خواهد داشت و فرصت‌های رشد شغلی را مورد بررسی قرار دهید.
- در شرح شغل امکان ارسال درخواست برای استخدام در یک فرصت شغلی را آسان کنید.
مقاله مرتبط: راهنمای موفقیت مصاحبه استخدامی + مهم ترین سوالات مصاحبه استخدامی با جواب
سخن پایانی
از جمله اصلی‌ترین مراحل ارزیابی شغل، شرح شغل است. چنانچه شرح شغل خوب تعریف شود افراد مطابق توانندی، نیاز و شایستگیهایشان در جایگاه شغلی مناسب خویش قرار خواهند گرفت. در تعریفی که از شرح شغل ارائه می‌کنید، حتما امکانات و اختیاراتی که قرار است در خدمت یک نیرو باشد را بیان کنید. جهت داشتن یک استخدام موفق ارائه این توضیحات در شرح شغل برای فرد کارجو الزامی است، چرا که فرد باید بداند دقیقا قرار است چه کاری دقیقا انجام دهد و چه مسئولیت و وظایفی بر عهده دارد. حتما شایستگیهای مدنظر سازمان را در شرح شغل بگنجانید و قالب استانداردی برای ارائه آن عرضه کنید. بکوشید در شرح شغل برنامه مدیریت انطباق شغلی برای فرد کارجو ارائه کنید. امروز با استفاده از هوش مصنوعی هم می‌توان به طراحی یک شرح شغل خوب اقدام کرد.
دیدگاهتان را بنویسید